Dosen yang bersangkutan mengajukan permohonan untuk mendapatkan apresiasi kepada Koordinator Pusat Studi dengan tembusan Dekan dilengkapi dengan bukti- bukti seperti tercantum pada point III (SK No. 220).
Koordinator Pusat Studi menindaklanjuti permohonan tersebut dengan melakukan evaluasi terlebih dahulu, dan mengisi formulir pengajuan apresiasi dosen.
Setelah dievaluasi, Koordinator Pusat Studi mengajukan usulan pemberian apresiasi kepada Rektor, dilengkapi dengan bukti- bukti seperti tercantum pada point III dengan tembusan Dekan.
Evaluasi terakhir dilakukan oleh Rektor dan bila perlu bersama-sama dengan Ketua Badan Pengurus Yayasan Widyatama, dengan hak mutlak untuk menerima/menolak permohonan apresiasi tersebut, terlepas dari pertimbangan Koordinator Pusat Studi.
Sebelum SK Rektor tentang Apresiasi tersebut disahkan oleh Rektor, Biro Akuntansi & Keuangan melakukan verifikasi kelengkapan bukti- bukti seperti tercantum pada point III.
Berdasarkan SK Rektor tentang apresiasi dosen, Biro Sumber Daya Manusia mencatat prestasi dari dosen ybs.
Dosen yang bersangkutan mengajukan permohonan untuk mendapatkan sponsorship kepada Koordinator Pusat Studi dengan tembusan Dekan dilengkapi dengan bukti- bukti sebagaimana dimaksud pada point IV.
Koordinator Pusat Studi melakukan evaluasi terhadap reputasi penyelenggaraan dan kegiatan dengan referensi standar Universitas Widyatama dan DIKTI.
Koordinator Pusat Studi mengajukan usulan kepada Rektor berdasarkan hasil evaluasi dengan dilengkapi bukti-bukti sebagaimana dimaksud pada point IV, dengan tembusan Dekan.
Evaluasi terakhir dilakukan oleh Rektor, dengan hak mutlak untuk menerima/menolak permohonan tersebut, terlepas dari pertimbangan Koordinator Pusat Studi
Apabila Rektor menyetujui permohonan tersebut, maka disposisi disampaikan kepada Biro Akuntansi & Keuangan untuk merealisasikan pengajuan tersebut.
Setelah melaksanakan presentasi tersebut di atas, dosen yang bersangkutan wajib menyerahkan hard copy proceeding/CD original ke UPT Perpustakaan, laporan kegiatan kepada Koordinator Pusat Studi dan dokumen berkaitan dengan finansial ke Biro Akuntansi dan Keuangan, tidak lebih dari 3 (tiga) hari setelah pelaksanaan seminar Internasional.
Koordinator Pusat Studi wajib melakukan monitoring, supervisi dan pemeriksaan pemenuhan ketentuan yang diwajibkan kepada penerima sponsorship sebelum dan sesudah keberangkatan termasuk dokumentasi dan pencatatan dalam data base publikasi.
